Le Aziende italiane, e non solo quelle italiane, sono spesso vittime di un tragico problema. La continua corsa all’incremento di fatturato può essere tanto frenetica da convincerle che ottimizzare e curare la propria organizzazione interna sia di importanza secondaria. I dolori non si fanno attendere, in quanto una organizzazione lasciata all’entropia inevitabilmente si fa doppiamente più caotica nella metà del tempo rispetto al normale, e d’un tratto l’Azienda vede crollare se stessa e il fatturato che ha ricercato con tanta cura e fatica.

Ottimizzare le proprie procedure interne non significa necessariamente dover sborsare soldi su soldi o rivoluzionare in modo incomprensibile il metodo di lavoro proprio e dei propri collaboratori. Al contrario permette di fare meglio in tempi più rapidi.

Ogni Azienda è un mondo a sé, e questo vale anche per le possibili ottimizzazioni ai suoi metodi e ai suoi processi. Le ottimizzazioni più complesse possono essere trovate in quelle realtà che a causa della natura del loro business sono costrette a eseguire un lavoro poco schematico e in continuo adattamento rispetto a specifiche o esigenze del Cliente finale. Al contrario, le realtà che operano secondo obiettivi chiari e ben fissati hanno maggiori possibilità di intervenire a livello di metodologia. Ci concentreremo proprio su queste ultime, cercando di elencare alcune semplici tecniche di ottimizzazione.

Le realtà che legano il proprio fatturato alla soddisfazione di un obiettivo richiesto dal Cliente dovrebbero pensare sempre in termini di Progetto. Ogni commessa un Progetto, riconducibile quanto si vuole ad una metodologia certa e collaudata, ma sensibili di particolarità piccole o grandi che la rendono unica. L’attività aziendale diventa quindi una collezione di singoli Progetti, ognuno con una propria missione specifica da realizzazione secondo quelle che sono le sfumature della vision aziendale.

Imparare a lavorare per Progetti significa imparare a lavorare per obiettivi. Se si è in grado di far permeare la propria Azienda con questa consapevolezza si contribuisce con forza a disgregare le mentalità passive e annoiate di chi considera il proprio lavoro sempre uguale, giorno dopo giorno, e trasforma tempi di realizzazione sempre meno veloci in maggiore consapevolezza della qualità finale del risultato. Il lavoro quotidiano non ha più l’obiettivo di arrivare a fine giornata, bensì acquisisce quello di concretizzare il risultato migliore.

Lavorare per Obiettivi e per Progetto pero’ non basta. L’uomo è un animale che si adatta, e ha bisogno di stimoli per mantenere vivo l’interesse e la volontà di far bene. Una possibile ottimizzazione è quella di legare immediatamente i due ruoli chiave del Progetto e del compenso del singolo collaboratore. Premiare con compensi più alti chi all’interno del Progetto ha maggiori responsabilità, e non il titolo di studio più prestigioso, aiuta a trasformare la socializzazione del team di Progetto in una gerarchia il cui fine è quello della salute e della qualità del Progetto stesso. Aiuta a sviluppare una mentalità meritocratica, la quale una volta creata ripagherà l’Azienda con innumerevoli vantaggi.

Un altro aiuto prezioso, in grado di portare una forte spinta migliorativa ad ogni tipo di Progetto, è quello di legare un compenso extra al raggiungimento degli obiettivi prefissati. L’extra non deve essere visto come uno strumento per ottenere di più: sappiamo tutti che nel mondo reale si sono verificati più casi di Progetti fuori tempo e fuori budget rispetto a Progetti on-time e on-budget. Fissate i tempi e i costi del Progetto realisticamente e tenete conto di tutti i ritardi accettabili. Poi fissate un bonus che il team potrà incassare se il Progetto rispetterà i tempi e i costi prefissati. Unitamente ad un normale supervisione per identificare e bloccare eventuali vizi nella realizzazione del Progetto, questo accorgimento porterà il team a lavorare con più attenzione riguardo tempi e costi, ed eventuali componenti del team troppo pigri verranno più facilmente spronati dai colleghi stessi. Se l’idea di sborsare soldi in più vi fa ribrezzo, pensate a quanto dovrete sborsare in caso di ritardo o di sforamento del budget concordato.

Una volta concessa la carota, non abbandonatevi al sadico piacere di introdurre il bastone. Se avete una Azienda i cui collaboratori necessitano di essere spronati con le cattive per lavorare, avete dei problemi così gravi da rendere inutile ogni considerazione di ottimizzazione. Per essere sfruttati pienamente i collaboratori devono essere visti come professionisti, a prescindere dal loro ruolo in Azienda. Se il loro modo di lavorare presenta lacune rispetto a quanto viene richiesto, è necessario trovare il modo di colmare tali lacune. In tutti gli altri casi il collaboratore deve essere sì premiato quando lavora correttamente, ma deve anche essere responsabilizzato.

Usate i bonus e i compensi extra come leva per responsabilizzare il collaboratore. Rendete chiaro fin da subito che le condizioni per ottenere il bonus sono di aggiornare quotidiamente gli strumenti di time reporting e di avanzamento lavori che gli mettete a disposizione, e di partecipare attivamente alle community aziendali interne che avete preparato perché la conoscenza venga condivisa tra tutti e diventi così patrimonio comune. Chi non intende essere collaborativo perde ogni diritto ai propri bonus, i quali andranno equamente distribuiti tra gli altri componenti del team che invece collaborano a far diventare più competitiva e forte l’Azienda.

Mettete una o più figure di supervisione globale su tutti i Progetti, in modo da poterne esaminare i progressi o le difficoltà da un punto di vista esterno al team e che procedano ad aggiornare quotidiamente lo stato del singolo Progetto. Create una qualche sorta di bacheca comune dei Progetti, cartacea o elettronica, accessibile in qualunque momento a tutti: aiuterà ogni singolo collaboratore a sentirsi parte del tutto e lo spronerà a curare meglio i Progetti cui partecipa in modo da non fare una brutta figura davanti a tutti.

Create una figura senior in grado di agire come angelo custode dei Progetti di una determinata area, e incaricatelo di curare la salute dei team di Progetto. Partecipando alle riunioni ora di un Progetto ora di un altro, verificando gli avanzamenti, parlando con i singoli Capi Progetto e consigliandoli, incoraggiando quando bisogna stringere i denti e rappresentando la parte della colonna forte e incrollabile quando ci sono problemi.

I vostri collaboratori, nella loro globalità e non singolarmente, sono lo strumento più potente e importante che avete in Azienda. Come ogni strumento deve essere mantenuto in buona salute, essere sottoposto ad un minimo stress, e deve lavorare all’interno di un sistema ben progettato i cui possibili problemi e falle sono state previste e attenuate da apposite procedure pronte ad entrare in gioco in caso di necessità.