Di tanto in tanto chi si interroga in merito all’efficienza della pubblica amministrazione finisce con l’inciampare in una triste verità: l’ignoranza informatica di cui soffre la maggior parte dei lavoratori costa milioni e milioni ogni anno. Possiamo leggere dati e cifre in articoli sparsi nella rete, e la situazione è cronica a prescindere dalla nazione, dal settore e perfino dal ruolo.

Pochi si interrogano su come sia la situazione nelle aziende e nelle compagnie private; la nostra esperienza ci dice che le differenze non sono purtroppo molte. Anzi, là dove nelle pubbliche amministrazioni la situazione viene a volte affrontata con piccole spinte di formazione, spesso nelle aziende (soprattutto quelle medio-piccole e soprattutto in tempi di crisi) la situazione viene rimandata a data da destinarsi: mancano i fondi, la priorità è vendere, eccetera eccetera. Tutte ragioni molto valida, ma che hanno il difetto di lasciare il problema inalterato a generare costi via via sempre più importanti.

La tecnologia informatica è entrata così prepotentemente e così facilmente nella vita lavorativa di tutti noi da essere ormai presa come scontata. L’ignoranza informatica è un aspetto assolutamente sottovalutato dalle imprese. In alcuni casi viene addittura vissuta come una virtù: sono pochi quelli che si vergognano di non saper usare un computer, di non sapere cos’e’ o come fare un backup, di non avere un metodo di archiviazione dei dati veloce e ben ordinato. Le motivazioni sono tante, ma l’effetto è solo uno: meno i tuoi dipendenti sanno di informatica, più ti costano.

Quando un dipendente o un manager non sa come fare un grafico o una tabella possono succedere due cose: rinuncia a farlo, o cerca di farselo spiegare da qualche collega. Nel primo caso l’azienda perde in qualità, nel secondo perde tempo; in entrambi i casi perde soldi.

Quando un PC non si accende o un applicativo si blocca il dipendente o il manager allergico alla tecnologia chiama il reparto IT, interno o esterno che sia. Questo comporta il fatto che l’azienda necessiti di un reparto IT che dia supporto al dipendente o al manager. Spesso questo supporto si riduce all’atto di verificare che le spine siano ben inserite e il monitor sia acceso o a riavviare il computer; sembra assurdo, almeno fino a quando non si va a verifiare quante sono queste chiamate all’anno e quanto costa il relativo servizio. Tutti costi che l’azienda potrebbe risparmiare, se la persona in questione avesse la competenza sufficiente per eseguire queste piccole attività preliminari da solo. Se poi non sono sufficienti a risolvere il problema, allora il costo del reparto IT può essere pienamente giustificato.

Quando una azienda si rifiuta di comprare supporti adatti per effettuare giornalmente i backup dei propri dati, o non supervisiona gli stessi per verificare che si eseguano correttamente, o cerca di risparmiare sul costo di un Server rinunciando a un disco in piu’, possono passare anni prima che qualche supporto si rompa. Ma quando succede, l’azienda è persa: tutti i dati diventano irrecuperabili. Contabilità, progetti, anagrafiche dei clienti e dei fornitori, tutto. Quando un Hard Disk muore, c’e’ solo una piccola probabilità di riuscire a recuperare i dati al suo interno; e questa possibilità significa centinaia o migliaia di euro, senza peraltro la certezza di recuperarli tutti. E mentre i tecnici li recuperano, l’azienda cosa fa? Resta ferma: altri costi dovuti all’inattività parziale o totale.

Ogni azienda dovrebbe periodicamente verificare quali lacune informatiche sono presenti al proprio interno, quantificandone sia i costi immediati che quelli in prospettiva, per poi rapportare il tutto al proprio bilancio. Il mondo aziendale di oggi è un mondo che non può fare a meno dell’informatica e del Web. Non curarsi di questo aspetto fondamentale, o lasciarlo unicamente alla responsabilità dei tecnici, è immediatamente assimilabile all’atto di buttare per strada banconote su banconote.

E’ necessario che l’azienda analizzi:

• le dipendenze informatiche dei propri processi

• quanto ognuna di queste dipendenze informatiche potrebbe essere ridotta

• la differenza di costo tra ogni dipendenza informatica non ottimizzata e la sua corrispondente ottimizzata

Il terzo punto ci da’ immediatamente la dimensione del risparmio che andremmo a guadagnare.

Ottimizzare una dipendenza informatica significa:

• esaminare possibili alternative ai sistemi esistenti in grado di rappresentare costi minori senza comportare perdita di efficienza

• impedire che i propri dipendenti e manager si lascino o pretendano di essere “coccolati” da chi si occupa dell’assistenza o della manutenzione IT e risolvano invece in prima persona i problemi più semplici o più immediati

Ad un livello più generale e pratico, come può fare una azienda per cominciare a risolvere i costi dell’ignoranza informatica?

• una migliore verifica delle competenze informatiche all’atto dell’assunzione di un nuovo dipendente, o l’introduzione di corsi post-assunzione non di tipo generico ma specifici e mirati a quello che è lo scenario aziendale ed i mezzi informatici aziendali

• la redazione e manutenzione periodica di procedure di emergenza per gli aspetti più critici, in modo tale da ridurre il più possibile i tempi e gli effetti di tale emergenza

• redazione di manualistica con una logica per punti e ricca di immagini, in modo che il lettore sia guidato ad eseguire le azioni previste senza trovarsi spiazzato dai tecnicismi

• fare formazione per errori: se si spiega ad un dipendente come va fatta una cosa questi non imparerà mai; se lo si mette davanti al problema esaminando e giudicando le soluzioni che propone per lui la formazione diventerà una esperienza acquisita, e quindi una conoscenza che sarà in grado di applicare autonomamente

• simulare periodicamente situazioni di emergenza per mantenere vive nella mente e nella quotidianità dei dipendenti le conoscenze necessarie per affrontarle

• utilizzare i mezzi del Web: sistemi di E-Learning, ricerca e condivisione di informazioni. Internet oggi è ricca di risorse a basso costo ad alto valore tecnologico e di conoscenza